Als Gehaltsnachweis dient üblicherweise die monatlich vom Arbeitgeber erstellte Gehaltsabrechnung. Vorzulegen sind Gehaltsabrechnungen (mit Ausnahmen) bei der Beantragung von Krediten sowie bei der Anmietung von Wohnraum. Des Weiteren verlangen einige Staaten bei der Bearbeitung eines Antrages für ein Einreisevisum die Vorlage von Gehaltsnachweisen als Beleg für die Rückkehrwilligkeit des Reisenden. Ein Gehaltsnachweis über ein geringes Einkommen ist auch bei der Beantragung von Wohngeld oder eines erhöhten Zuschusses zum Zahnersatz vorzulegen. An ein amtliches Formular gebunden sind Gehaltsnachweise für Bezieher von Arbeitslosengeld II, wenn sie Nebeneinkünfte erzielen, sowie für Aufstocker; die Behörde kann im Einzelfall auch einen formlosen Gehaltsnachweis akzeptieren. Bei Selbstständigen und Freiberuflern ersetzt üblicherweise der Steuerbescheid den Gehaltsnachweis. Der zusammenfassende Begriff für den Gehaltsnachweis, den Lohnnachweis und Nachweise über selbstständiges Einkommen lautet Einkommensnachweis.