Die Personalkostenkalkulation befasst sich mit der Planung der voraussichtlich anfallenden Personalkosten. Sie arbeitet in Teilbereichen zwangsläufig mit Erfahrungswerten, da sich unter anderem der Krankenstand der eingesetzten Mitarbeiter nicht eindeutig vorhersagen lässt. Üblicherweise spielt der Unternehmer im Rahmen der Personalkostenkalkulation verschiedene Szenarien wie die Beschäftigung einer größeren Zahl an Mitarbeitern und die Durchführung von zuschlagpflichtigen Überstunden durch. Die Personalkostenkalkulation darf nicht isoliert gesehen werden, da gut geschulte Mitarbeiter zwar zu höheren Personalkosten als Aushilfskräfte, aber in der Regel auch zu einer qualitativen Verbesserung führen. In die Personalkostenkalkulation fließen sowohl die direkten als auch die indirekten Personalkosten ein.