Zu den Inkassokosten gehören im weiten Sinn alle mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Eingangszahlungen zusammenhängenden Kosten. Somit betreffen die Inkassokosten nach der herkömmlichen Definition auch die bei pünktlichen Zahlungseingängen zwangsläufig entstehenden Kosten. Der Sprachgebrauch hat sich weitgehend dahingehend gewandelt, dass mit Inkassokosten überwiegend die Betreibungskosten für nicht ordnungsgemäß bezahlte Forderungen bezeichnet werden. Eine noch weitere Einschränkung nehmen Unternehmen vor, die zwischen den Mahnkosten für einfache Zahlungserinnerungen und Inkassokosten bei hartnäckigem Zahlungsverzug unterscheiden. Auf Energierechnungen bedeutet der Posten Inkassokosten in der Regel das Entgelt für den Besuch des Sperrkassierers oder für einen Telefonanruf durch die spezielle Inkassoabteilung.